Privacy policy betreffende de verwerking van persoonsgegevens van de klant en de gebruiker van de website
Strateeg HR bv (hierna ‘wij’, ‘we’ of ‘ons’) is zich ervan bewust dat de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers van onze website belangrijk zijn. In deze policy zetten we uiteen hoe we omgaan met uw persoonsgegevens en hoe we deze gegevens verwerken.
1. Toepassingsgebied
Strateeg HR bv, met maatschappelijke zetel te Meensesteenweg 338, 8800 Roeselare en KBO-nummer 0755.713.043 beheert deze website. Wij handelen als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de persoonsgegevens van onze klanten en websitegebruikers verwerken.
Wij vinden het belangrijk om een omgeving te creëren en in stand te houden waarin onze klanten er zeker van kunnen zijn dat geen misbruik wordt gemaakt van hun informatie. Wij zijn in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 (AVG of GDPR) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze regelgeving heeft betrekking op de bescherming van uw persoonsgegevens en verleent u rechten met betrekking tot die persoonsgegevens.
Het doel van deze policy is om aan te geven welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij uw gegevens gebruiken nadat u onze website hebt bezocht en om u te verzekeren dat wij correct omgaan met uw gegevens.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
U hoeft ons geen persoonsgegevens te verstrekken om het grootste deel van onze website te kunnen gebruiken.
Voor de doeleinden die hierna worden vermeld, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
• naam, aanspreking, adres;
• contactgegevens (e-mail, telefoon);
• bedrijf;
U kunt ook aanvullende/optionele informatie verstrekken wanneer u formulieren invult op onze website of wanneer wij contact met u hebben (telefonisch, via e-mail, op beurzen of tijdens events).
Daarnaast kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken die wij verkrijgen via onze website of via de toestellen die u gebruikt. Het kan daarbij gaan om:
• locatiedata (locatiegegevens verzameld via sociale media of IP-adressen van uw toestel; gps-signalen die door een mobiel toestel worden verstuurd);
• informatie van cookies, webbakens of van het internet. Deze informatie wordt automatisch verzameld en kan betrekking hebben op de website die u hebt bezocht vóór u op onze website surft of op de website die u na de onze bezoekt. Wij kunnen ook informatie verzamelen over de pagina’s van onze website die u bezoekt, uw IP-adressen, het type browser, de toegangstijd en het besturingssysteem. In onze cookie policy over het gebruik van cookies vindt u meer over hoe wij cookies gebruiken;
Wij kunnen ook publiek toegankelijke informatie verzamelen ter controle van de gegevens die we eerder hebben verzameld en om onze activiteiten te beheren en uit te breiden.
3. Waarom verzamelen wij deze informatie en welke juridische grondslag gebruiken wij?
Wij verzamelen voormelde informatie om een beeld te krijgen van uw behoeften en om u een betere service te bieden, en meer bepaald voor de volgende doeleinden:
• om te reageren op uw (online)vragen over onze producten of diensten, om u informatie te verstrekken over onze producten en om onlineaanbiedingen te volgen;
• om de door u bestelde producten en diensten te leveren;
• om uw identiteit en financiële gegevens voor de betaling van onze producten en diensten te controleren;
• om onze producten en diensten te verbeteren;
• om klachten over onze producten of diensten of m.b.t. onze website te onderzoeken;
• om te voldoen aan de wettelijke en regelgevende verplichtingen evenals aan verplichtingen en vereisten inzake compliance;
• om periodiek e-mails te versturen met aanbiedingen van producten en diensten, speciale aanbiedingen of andere informatie waarvan we menen dat deze voor u interessant zou kunnen zijn;
• om nu en dan contact met u op te nemen voor marktonderzoek. Wij kunnen contact met u opnemen via e-mail of telefoon;
• om uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden zoals vermeld op welbepaalde formulieren op onze website, in schriftelijke mededelingen of via e-mail;
Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van verschillende verwerkingsgronden zoals opgesomd in de artikelen. 6.1, (a), (b), (c) en (f) AVG.
Het is immers noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering van de overeenkomsten waarbij wij gebonden zijn om onze contractuele plichten na te komen met het oog op de levering van onze producten of diensten. Indien er bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt (vb. facturen en communicatie) zullen deze tot 10 jaar na beëindiging van de commerciële relatie overeenkomstig de toepasselijke verjaringstermijn, bewaard worden.
In sommige gevallen is het wettelijke verplicht om persoonsgegevens te verwerken en door te geven aan derde ontvangers zoals overheidsinstanties, nl. in het kader van overheidsopdrachten of in het kader van de antiwitwaswetgeving.
Voorts hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij om uw persoonsgegevens te verwerken om u te contacteren om onze bedrijfsactiviteit te voeren en om u te informeren over onze producten, diensten, promoties en events. Uw persoonsgegevens zullen tot één jaar na beëindiging van de commerciële relatie worden bewaard.
Indien u nog geen klant bent, zullen wij uw toestemming vragen om u te informeren over onze events, producten en diensten voor promotionele doeleinden. Wij zullen uw persoonsgegevens in dit geval één jaar bewaren.
4. Hoe gebruiken en delen wij uw gegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:
• bedrijven die tot de groep behoren en/of met filialen; of
• met iedere derde waarmee u ons hebt verzocht om uw persoonsgegevens te delen, zoals Facebook of andere sociale media als u ons gevraagd hebt om verbinding te maken met uw account; of
• met dienstverleners die ons adviseren/bijstaan op vlak van HR, verkoop, dienst na verkoop.
Op basis van ons gerechtvaardigde belang kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met derden die ons bijstaan met onze producten en diensten. Enkele voorbeelden van activiteiten van derden zijn hosting van webservers, data-analyse, verstrekkers van marketingondersteuning en klantenservice. Deze bedrijven krijgen toegang tot uw persoonsgegevens, maar alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is om hun activiteiten uit te voeren. Zij mogen uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden.
Uw persoonsgegevens worden niet verkocht noch verhuurd aan derden.
Wij kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken om ons beleid te handhaven, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het belang van veiligheid, het openbaar belang of wetshandhaving in ieder land waar wij entiteiten of filialen hebben. Zo kunnen we gevolg geven aan een verzoek van een wetshandhavingsinstantie of regelgevende of overheidsinstantie. Wij kunnen gegevens ook openbaar maken in het kader van feitelijke of voorgestelde rechtszaken of om onze eigendom, veiligheid, mensen en andere rechten en belangen te beschermen.
In het geval dat de activiteiten van Strateeg HR bvworden verkocht of samengevoegd met een ander bedrijf, worden uw gegevens bekendgemaakt aan de adviseur van een potentiële koper en worden ze doorgegeven aan de nieuwe eigenaars van het bedrijf. In dat geval nemen wij de gepaste maatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren. Het gebruik van uw persoonsgegevens blijft echter wel onderworpen aan deze policy.
5. Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.
6. Rechten van de betrokkenen
De gegevensbeschermingswetgeving voorziet in verschillende rechten voor de betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zodat de betrokkene voldoende controle kan blijven uitoefenen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.
U beschikt over de volgende rechten :
a. Recht op toegang/inzage
U heeft het recht om van ons de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. In het positieve geval kan u om inzage van uw persoonsgegevens vragen.
Wij zullen u informeren over de volgende zaken indien deze nog niet zijn opgenomen in deze policy:
• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt;
• de doorgifte aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
• dat u rechten heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens zoals opgesomd in dit hoofdstuk;
• wanneer wij uw persoonsgegevens niet van u hebben verkregen, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en nuttige informatie over de onderliggende logica van deze besluitvorming en het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
Wij verstrekken u een kopie van de persoonsgegevens waarover wij beschikken indien u hierom verzoekt. Wanneer u herhaaldelijk en op disproportionele wijze om bijkomende kopieën vraagt, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen.
b. Recht op verbetering
Wanneer u vaststelt dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u beschikken, heeft u steeds het recht om dit aan ons te melden zodat wij het nodige kunnen doen om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen.
c. Recht op vergetelheid
U kan ons ook verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen wanneer de verwerking niet in overeenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving en binnen de perken van de wet.
d. Recht op beperking van verwerking
U kan verzoeken om de verwerking te beperken indien :
• de juistheid van de persoonsgegevens in vraag is gesteld en voor de periode om de juistheid te controleren;
• de verwerking onrechtmatig is en u niet wenst dat wij de gegevens wissen;
• wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar u vraagt om ze niet te verwijderen aangezien deze nodig zijn bij de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• bezwaar tegen de verwerking wordt gemaakt in afwachting van de toelichting van de gerechtvaardigde belangen die zwaarder doorwegen dan uw belangen.
e. Recht op overdraagbaarheid
U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. U hebt het recht om deze persoonsgegevens (rechtstreeks ons) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit kan indien de verwerking berust op uw toestemming en op basis van een verwerking via een geautomatiseerd procedé.
f. Recht van bezwaar
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (met inbegrip van profiling), kan u steeds bezwaar maken tegen deze verwerking.
U kan tevens bezwaar maken tegen de verwerking wegens een specifieke situatie die met de betrokkene verband houden. De organisatie zal de verwerking staken tenzij de organisatie dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene of die verband houden met de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
g. Geautomatiseerde individuele besluitvorming
De betrokkene heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.
Dit recht om niet te worden onderworpen aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming bestaat niet wanneer het besluit is toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.
De betrokkene kan dit recht evenmin inroepen wanneer het besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen de betrokkene en de organisatie of berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In deze laatste twee gevallen heeft de betrokkene wel het recht op menselijke tussenkomst van iemand van de organisatie en heeft hij het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en om het geautomatiseerd besluit aan te vechten.
h. Recht op de intrekking van de toestemming
Indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde ons uw toestemming hebt verleend om uw gegevens te verwerken, kan u deze toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen of via uw account.
Indien u bij uw registratie op de website ervoor hebt gekozen om Nieuwsbrieven van ons te ontvangen, kunt u zich te allen tijde uitschrijven wanneer u van gedachten verandert.
i. Procedure voor de uitoefening van de rechten en overige bepalingen
Wij kunnen u om verificatie van uw identiteit vragen om ons ervan te verzekeren dat uw verzoek rechtmatig is en dat we het antwoord verstrekken aan de persoon die gerechtigd is om een van voormelde verzoeken te sturen en de informatie te verkrijgen.
Gelieve er rekening mee te houden dat wij in bepaalde omstandigheden waarin de wet voorziet de toegang tot uw informatie kunnen weigeren of uw verzoek niet kunnen inwilligen wanneer wij het recht hebben om dit te doen krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Indien u meer informatie wenst over de verwerking van uw persoonsgegevens of indien u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op info@strateeghr.be.
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (inzake gegevensbescherming). Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be).
Veiligheid
Wij spannen ons in om de veiligheid van uw gegevens te verzekeren. Wij hebben redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. U dient er echter rekening mee te houden dat het internet een open systeem is en dat wij niet kunnen garanderen dat het voor onbevoegde derden onmogelijk is om deze maatregelen te omzeilen of uw persoonsgegevens voor ongepaste doeleinden te gebruiken.
Deze website kan links naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en zijn evenmin verantwoordelijk voor de normen en praktijken inzake privacy van die derde partijen. Zorg ervoor dat u het relevante privacybeleid van die derden en hun websites leest en begrijpt alvorens u hun cookies aanvaardt en hun website bezoekt om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.
7. Gebruiksvoorwaarden en aansprakelijkheid
A. Rechten op website en materiaal – toegelaten gebruik
Onze website en het materiaal dat er beschikbaar wordt gesteld (vb. teksten, afbeeldingen, films, data, software, merken en handelsnamen, en andere informatie) zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten en andere rechten, die toekomen aan ons.
De bezoekers van de website verkrijgen een gebruiksrecht om de website en het materiaal te consulteren voor eigen gebruik. Dit gebruiksrecht is persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar, en wij behouden ons het recht voor om het te herroepen op ieder moment en zonder rechtvaardiging. Ieder verder gebruik van de inhoud en enig ander element van de website (vb. reproduceren, wijzigen, publiceren of anderszins verspreiden) is verboden, tenzij met de uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van ons en/of onze licentiegevers.
B. Verboden gebruik van de website en materiaal
U verbindt zich ertoe de website en het materiaal niet te gebruiken (1) op illegale wijze en/of voor illegale doeleinden, (2) zodat deze worden beschadigd, gewijzigd, onderbroken of gestopt, of minder efficiënt worden gemaakt, (3) voor verzending of plaatsen van computervirussen of van materiaal dat beledigend, obsceen of bedreigend is, of op een andere manier niet in overeenstemming is met het opzet van de website (4) zodanig dat de rechten van een derde of van ons worden geschonden, zoals bijvoorbeeld het recht op privacy, gegevensbescherming en intellectuele eigendomsrechten (5) voor het plaatsen en verzenden van promotie- of reclameboodschappen zonder onze voorafgaande toestemming te verkrijgen en voor zover de ontvanger hier niet mee heeft ingestemd.
C. Aansprakelijkheid
Wij nemen redelijke maatregelen om de informatie die wij zelf toevoegen op onze website, zo volledig, juist en actueel mogelijk te houden, zonder garantie dat de verstrekte informatie geen enkele tekortkoming vertoont. De informatie is niet gericht op specifieke personen of organisaties, en is daarom niet noodzakelijk volledig, relevant en accuraat.
De informatie mag niet worden beschouwd als professioneel of juridisch advies (hiervoor moet u altijd een deskundige raadplegen). De gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van de website en van de informatie die erop te vinden is. Wij wijzen iedere aansprakelijkheid af voor schade die het gevolg is van eventuele foutieve informatie op onze website.
Wij leveren redelijke inspanningen om technische storingen zoveel mogelijk te beperken. Desondanks kunnen er bij het gebruik van de website fouten optreden die de beschikbaarheid en werking ervan kunnen verstoren. De website en de inhoud ervan worden aangeboden “zoals het is”, en wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele problemen als gevolg van het gebruik van onze website of de inhoud ervan.
De webpagina’s kunnen links bevatten naar externe websites waarover wij geen zeggenschap hebben en waarvoor wij geen verantwoordelijkheid dragen. Ook zijn wij niet verantwoordelijk voor het materiaal en de informatie die gebruikers zouden toevoegen aan de website. De gebruiker zal ons volledig vrijwaren en schadeloos stellen voor alle schade die voortvloeit uit dit materiaal en deze informatie.
8. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
De Belgische wetgeving is van toepassing op onze website, dit beleid en alle geschillen die ermee verband houden. In geval van geschillen zijn alleen de rechtbanken van Gent, afdeling Kortrijk bevoegd.
9. Wijzigingen aan deze policy
Strateeg HR bv kan deze policy van tijd tot tijd aanpassen en bijwerken om ervoor te zorgen dat de policy weergeeft hoe wij uw persoonsgegevens op een gegeven moment verwerken. De bijgewerkte versie van deze policy wordt op dezelfde webpagina geplaatst en wordt bij publicatie onmiddellijk van kracht. Gelieve regelmatig naar deze webpagina terug te keren om er zeker van te zijn dat u altijd op de hoogte bent van de informatie die wij verzamelen en verwerken, hoe en in welke omstandigheden uw gegevens worden gebruikt en in welke gevallen wij uw gegevens met derden delen.
Werving en Selectie Data Protection Policy
Strateeg HR bv, hierna de firma, dankt u voor uw belangstelling in ons bedrijf en uw sollicitatie.
De firma heeft huidige informatienota opgesteld om u te informeren over het verkrijgen, gebruik en beheer van uw persoonsgegevens in het kader van uw sollicitatie/selectieprocedure.
De firma begrijpt immers uw bezorgdheid wat betreft het verwerken van uw persoonsgegevens en wenst u dan ook ten volle te informeren door duidelijk aan te geven voor welke doeleinden de firma uw persoonsgegevens verwerkt, aan wie deze worden doorgegeven en de gepaste waarborgen die worden geboden overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of General Data Protection Regulation (GDPR)), de Gegevensbeschermingswet en andere toepasselijke gegevensbeschermingsregelgeving.
Iedere sollicitant met de leeftijd van minstens 15 jaar erkent deze policy gelezen te hebben. Het insturen van het CV en het vervolgen van de selectieprocedure impliceert de aanvaarding van deze policy en de verwerking van uw persoonsgegevens door de firma.
De sollicitant is ertoe gehouden om te goeder trouw aan de selectieprocedure mee te werken en alle noodzakelijke gegevens over beroeps- en studieverleden te verschaffen, wanneer deze betrekking hebben op de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie. De sollicitant mag geen ruchtbaarheid geven aan de vertrouwelijke gegevens waarvan hij kennis zou hebben gekregen naar aanleiding van de procedure van werving en selectie.
Door te solliciteren bij de firma erkent de sollicitant deze policy gelezen te hebben en te begrijpen hoe de firma zijn of haar persoonsgegevens verwerkt.
1. Categorieën van personen
Huidige informatienota is van toepassing op de volgende personen onafhankelijk van hun nationaliteit of hun woon/verblijfplaats:
• Elke natuurlijke persoon die, als gevolg van een jobaanbieding, zijn/haar kandidatuur stelt met het oog op het bekomen van de job zoals beschreven in de jobaanbieding.
• Elke natuurlijke persoon die spontaan solliciteert met de bedoeling dat zijn/haar CV opgenomen wordt in een databank bestemd voor werving en selectie.
• Elke natuurlijke persoon wiens CV via een derde werd doorgegeven aan de firma door een rekruteringsfirma of door aanbeveling. De firma zal de policy bij eerste contactname meedelen aan de sollicitant.
2. Categorieën persoonsgegevens
In het kader van de sollicitatie, en meer bepaald voor het selectieproces, zal de firma onder andere de volgende persoonsgegevens te verwerken:
• Identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam, burgerlijke staat, adres, geboortedatum, leeftijd en geslacht;
• Gegevens met betrekking tot de studies en opleiding: onderwijs, opleiding, diploma’s, certificaten;
• Werkgerelateerde informatie: huidige functie en verantwoordelijkheden, voorafgaandelijk functies en beroepservaring, vertrekdatum, reden van vertrek, arbeidsvoorwaarden en bruto salaris, loonsverwachtigingen, vaardigheden en vakbekwaamheid;
• Formulier voor gezondheidsbeoordeling voor een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met een welbepaald risico (art. I.4-46 van de codex over het welzijn op het werk). Dit formulier bevat geen gezondheidsgegevens;
• Gegevens met betrekking tot de mobiliteit (rijbewijs, vervoersmogelijkheden);
• Gegevens die voortvloeien uit kennis en competentietesten: deze gegevens worden enkel verzameld indien uw CV, na een eerste analyse geschikt is voor de functie;
• Gegevens bekomen uit een persoonlijkheidstest: deze gegevens worden enkel behandeld indien uw CV is weerhouden voor het gezochte profiel;
• Onze website gebruikt cookies die eventueel uw persoonsgegevens verwerken zoals IP-adres, navigatie op de website, … Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van cookies, kan u terecht op onze internet en cookiepolicy
De firma streeft er naar om alle voor de rekrutering relevante informatie rechtstreekst bij de sollicitant te bekomen. Indien de firma het nodig acht, zal zij uitsluitend na uw toestemming, contact opnemen met één of meerdere vorige werkgevers om informatie over u en uw werkervaring te vragen.
De firma zal vóór de ondertekening van een arbeidscontract geen voor eensluidend verklaarde kopieën opvragen van diploma’s, certificaten of attesten van de sollicitant. Indien de sollicitant stukken heeft toegevoegd aan zijn sollicitatie, zoals afschriften of kopies van diploma’s, getuigschriften, foto’s e.d.m., houdt de firma deze gedurende een redelijke termijn ter beschikking indien hij wordt afgewezen. In geval van twijfel over de waarachtigheid van de voorgelegde of opgestuurde kopie kan de firma de sollicitant verzoeken om het voorleggen van het origineel document;
De firma zal enkel vragen over het privé-leven stellen die relevant zijn wegens de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie;
Het is mogelijk dat de onderneming in bepaalde gevallen gevoelige persoonsgegevens zal verwerken, maar dit zal steeds tot het minimum beperkt blijven. In ieder geval zal de firma geen zogenaamd ‘gevoelige’ persoonsgegevens, zoals raciale of etnische afstamming, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksuele geaardheid …) verwerken tijdens het rekruteringsproces.
De firma zal evenmin een uittreksel uit het centraal strafregister (vroeger : bewijs van goed gedrag en zeden) verwerken, behoudens voor specifieke functies die dit wettelijk vereisen. De firma kan u wel verzoeken om het uittreksel uit het centraal strafregister mee te brengen om dit louter in te kijken en terug te geven zonder dit te verwerken.
3. Doeleinden en grondslagen voor de verwerking
De firma zal uw persoonsgegevens enkel verzamelen en verwerken voor zover nodig voor de doeleinden in het kader van werving en selectie. De verwerkte persoonsgegevens staan in verhouding tot de in te vullen functie en zijn beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn om na te gaan in hoeverre uw motivatie, kennis, vaardigheden, bekwaamheden en ervaringen aansluiten op het profiel van de openstaande functie waarvoor u solliciteert of in aanmerking komt.
De firma verwerkt bovenstaande persoonsgegevens op basis van verschillende verwerkingsgronden zoals opgesomd in art. 6, lid 1, (a), (b), (c) en (f) en 9, lid 2, (b) AVG:
• u heeft hiervoor uitdrukkelijk uw toestemming gegeven
o voorbeeld : doorsturen van het cv
o voorbeeld : opname in een werfreserve zoals hieronder verder toegelicht
• de verwerking is noodzakelijk om vóór de sluiting van een arbeidsovereenkomst tussen u en de firma maatregelen te treffen om onder andere een vlot beheer van uw indiensttreding te bevorderen.
o voorbeeld : opstellen arbeidsovereenkomst
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het bedrijf rust;
o Voorbeeld : attest aanwezigheid opstellen VDAB, Actiris, Forem op vraag van de sollicitant
o Voorbeeld : de firma dient bepaalde persoonsgegevens te verwerken op basis van een specifieke wettelijke verplichting zoals het aanwerven van een bewakingsagent. Deze specifieke gevallen zullen steeds nader toegelicht worden in een afzonderlijk gesprek met of nota ten aanzien van de sollicitant.
o Formulier voor gezondheidsbeoordeling voor een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met een welbepaald risico (art. I.4-46 van de codex over het welzijn op het werk).
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de firma met het oog op een goede beoordeling van uw kandidatuur, op voorwaarde dat de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de sollicitant niet zwaarder wegen
o voorbeeld : het doorsturen van uw contactgegevens naar centra die testen of proeven afnemen, het verwerken van resultaten van testen of proeven, het doorsturen van uw gegevens naar andere diensten of gelieerde ondernemingen die interesse kunnen hebben in uw profiel.
4. De verwerking van uw persoonsgegevens
a. Algemeen
De aanwervingsprocedure en bijhorende gegevensverwerking start bij de firma wanneer :
• u zich voor een specifieke functie kandidaat stelt
• u spontaan solliciteert;
• een derde partij u aanbeveelt (vb. interimkantoor).
De firma maakt gebruik van verschillende kanalen om de geschikte persoon te vinden voor een vacature. Dit kan gaan via de eigen website, maar ook via derden zoals sociale media (LinkedIn, Facebook), jobwebsites of rekruterings- en selectiekantoren. Voor specifieke functies of profielen kan het zijn dat de firma een gespecialiseerd kantoor onder de arm neemt om een geschikte kandidaat te vinden.
Indien de verwerking van uw cv gebeurt door deze derde partijen, is het aangeraden om hun privacy policy te lezen om er zich van te vergewissen hoe zij met uw persoonsgegevens omgaan. De firma kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop deze derden met uw persoonsgegevens omgaan, noch voor de inhoud die op hun websites is gepubliceerd.
De firma verzoekt u om de juistheid en volledigheid van uw gegevens te na te gaan en ons te contacteren indien er zich wijzigingen hebben voorgedaan of wanneer u geen interesse meer hebt in een job bij onze firma tijdens de selectieprocedure.
b. Specifieke verwerkingen tijdens de selectieprocedure
In een eerste fase van de selectieprocedure, analyseert de firma uw CV om na te gaan of deze voldoet aan de vereisten van de functie.
Persoonsgegevens en CVs van sollicitanten die niet weerhouden zijn, zullen niet verder worden opgeslagen in onze databank. Indien een bepaald profiel interessant is, zal de firma vragen of uw gegevens mogen blijven bewaard voor een werfreserve waarbij u de keuze heeft om hier al dan niet op in te gaan.
In de tweede fase, kunnen naargelang de functie en uw profiel een aantal proeven of testen worden afgelegd gezien de firma belang hecht aan een objectieve werving- en selectieprocedure.
Deze proeven/testen, die niet langer zullen duren dan nodig om de bekwaamheid van de sollicitant te testen, kunnen bestaan uit :
• praktijk case;
• persoonlijkheidstest;
• bekwaamheidstest;
• intelligentietest;
Deze testen zullen steeds een objectieve leidraad vormen in de selectieprocedure en zullen steeds samen gaan met een professionele beoordeling en uitgebreide analyse door Human Resources. De firma kan een extern assessmentkantoor inzetten om deze testen uit te voeren.
De firma [of het assessmentkantoor] zal de resultaten van deze testen en/of proeven mondeling of schriftelijk toelichten, waarbij u steeds over de mogelijkheid beschikt om uw opmerkingen en ervaringen te uiten.
De kandidaten die voldoen aan de vereisten van de functie maar wiens testresultaten niet voldoen, zullen hiervan geïnformeerd worden binnen een redelijke termijn. De gegevens van de sollicitanten die niet verder in aanmerking komen, zullen niet langen worden bewaard. Indien een bepaald profiel interessant is, zal de firma vragen of uw gegevens mogen blijven bewaard voor een werfreserve waarbij u de keuze heeft om hier al dan niet op in te gaan.
5. Ontvangers van uw persoonsgegevens
Het bedrijf kan genoodzaakt zijn om uw persoonsgegevens in het kader van uw rekrutering en selectie zowel intern als extern te verwerken. De toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de personen met een functie die de verwerking van die informatie vereist en wordt in beginsel enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan de ontvangers die de verschillende verwerkingen doorvoeren met betrekking tot de bovenvermelde doeleinden.
a. Intern
Het Human Resources departement en de directie zal uw persoonsgegevens verwerken in het kader van uw procedure werving en selectie en zal bijgevolg toegang hebben tot de persoonsgegevens zoals opgesomd onder artikel 2.
In het kader van de selectie zal ook de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de vacature open staat, toegang hebben tot uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure om te beoordelen over de geschiktheid van uw profiel binnen de onderneming en de specifieke afdeling (functie, werkervaring opleidingen, etc.).
b. Extern
De firma ziet zich genoodzaakt om uw persoonsgegevens mee te delen aan verschillende externe ondernemingen die diensten leveren, zoals ondernemingen die persoonlijkheids- en competentietesten af nemen.
Deze ondernemingen vallen rechtstreeks onder de wettelijke plichten van de AVG. Dit impliceert dat uw persoonsgegevens door deze organisaties zullen worden beschermd volgens de verplichtingen opgelegd door de AVG.
Soms is de werkgever ook verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen aan overheidsinstanties, waarbij de werkgever steeds nagaat of de (wettelijke) voorwaarden daartoe zijn vervuld.
c. Doorgifte derde landen
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen (ondernemingen) buiten de Europese Economische Ruimte.
6. Bewaartermijn
De werkgever verwerkt uw persoonsgegevens zolang ze noodzakelijk zijn om de doeleinden waarvoor we ze nodig hebben, te verwezenlijken. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen afhankelijk van de context van de selectieprocedure.
a. Kandidaatstelling voor een specifieke vacature
De Human Resources van de firma bewaart uw persoonsgegevens die verwerkt werden in onze werving en selectieprocedure gedurende een periode noodzakelijk voor de verwerking van uw kandidaatstelling.
De firma bewaart uw persoonsgegevens voor een maximumtermijn van 12 maanden na invulling van de vacature. Dit laat de onderneming toe om u alsnog te contacteren in het geval dat de geselecteerde persoon alsnog niet zou worden aangenomen of indien er vroegtijdig wordt besloten om deze samenwerking stop te zetten.
b. Werfreserve
Indien de firma voor een bepaalde functie een derde heeft geselecteerd, maar uw profiel interessant kan zijn voor een gelijkaardige of een andere functie binnen de onderneming, wenst zij u in de toekomst te contacteren voor een vacature die u kan interesseren. De firma zal uw toestemming vragen om uw profiel voor 12 maanden te bewaren. U bent steeds in de mogelijkheid om dit voorstel te weigeren en dan zal de firma uw persoonsgegevens wissen.
c. Spontane sollicitatie
Elke CV die via een spontane sollicitatie wordt verstuurd, zal worden bewaard voor een periode van 12 maanden.
d. Tewerkstelling
In geval van aanwerving, zal de verwerking van uw persoonsgegevens door de firma noodzakelijk zijn voor het personeelsbeheer en de loonadministratie en zal de verwerking noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, het naleven van de wettelijke plichten van de firma en kan de firma zich beroepen op het gerechtvaardigd belang. Uiterlijk op het ogenblik van indiensttreding zal u verder geïnformeerd worden over de verwerking van uw persoonsgegevens door de firma in het kader van het personeelsbeheer en de loonadministratie.
e. Plaats van bewaring en vraag tot verwijdering
Uw persoonsgegevens zullen bewaard worden op de server van de firma en een externe dienstverlener van de firma die voldoende waarborgen biedt om uw persoonsgegevens te beschermen.
Indien u dit wenst kan u een uitdrukkelijk verzoek indienen om uw CV voor het einde van deze bewaartermijn verwijderen door de procedure te volgen zoals omschreven in artikel 7.
7. Uw rechten
De firma probeert via huidige policy reeds zoveel mogelijk informatie te verstrekken om zo transparant mogelijk te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens bij een werving en selectieprocedure. Wij begrijpen echter dat u nog met vragen kan zitten of nog bijkomende verduidelijkingen wenst.
U hebt dan ook het recht om uw persoonsgegevens (dossier) in te kijken of een kopie te vragen, uw gegevens te (laten) verbeteren of wissen indien deze onjuist of onvolledig blijken en, in sommige gevallen, de verwerking ervan te (laten) beperken. Voor zover dat van toepassing is, kan u ook de overdracht van uw gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke vragen.
De uitoefening van deze rechten dienen wel in overeenstemming te zijn met de bepalingen van de AVG.
In de mate dat de verwerking zijn grondslag vindt in uw toestemming, hebt u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Die intrekking heeft enkel gevolgen voor de toekomst.
De firma doet niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming die rechtsgevolgen met zich mee brengen.
U kan uw rechten uitoefenen – en voor zover deze binnen de voorwaarden zoals omschreven in de toepasselijke wetgeving (AVG) zal de werkgever deze inwilligen – door contact op te nemen met HR departement via info@strateeghr.be .
Indien u van mening bent, dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
8. Waarborgen
De firma hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en daarom neemt zij passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en ze met name te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.
De firma beperkt dan ook de toegangsrechten tot uw persoonsgegevens tot die diensten en/of personen waarvoor de toegang vereist is om hun de bovenvermelde doeleinden te vervullen, zoals het Human Resources departement en de leidinggevenden van een bepaalde functie. Er wordt tevens op toegezien dat enkel die persoonsgegevens worden doorgegeven die vereist zijn om de specifiekere doeleinden te verwezenlijken. Deze toegangsbeperkingen verminderen de risico’s op verlies of ongeoorloofde toegang tot de persoonsgegevens.
De personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn gebonden door vertrouwelijkheidsclausules om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens te verzekeren.
Dit betreft een voorbeeld van selectieprocedure die moet worden aangepast volgens de effectieve selectieprocedure van de firma.
